مراقَب في كل مرحلة، ومسجَّل في كل خطوة
تُدار الجودة كسلسلة من الضوابط المحددة تبدأ من اعتماد الموردين وحتى المستندات التي ترافق البضاعة — وكسجل يتيح تتبع أي شحنة مسلَّمة إلى مصدرها.
ما نلتزم به
تحدد سياسة الجودة لدينا المعيار الذي تعمل به الشركة. وهي تنطبق على كل ما نشتريه ونخزنه ونعالجه ونعبئه ونشحنه، وتنطبق بالتساوي على التجارة المحلية وشحنات التصدير.
- التوريد فقط وفق مواصفات مكتوبة اتفق عليها الطرفان
- وصف كل شحنة بدقة، بما في ذلك مواطن قصورها
- الشراء من موردين تم تقييمهم واعتمادهم قبل التسليم
- الفحص وأخذ العينات والاختبار في نقاط محددة لا بشكل عشوائي
- الاحتفاظ بسجلات تتيح تتبع الشحنة المسلّمة حتى مصدرها
- تخزين المنتج ومناولته في ظروف تحميه من التلف والتلوث
- استيفاء المتطلبات التنظيمية في بلد المنشأ وبلد الوجهة معًا
- التحقيق في كل شكوى ومعالجة السبب لا العَرَض فقط
- تدريب القائمين على العمل وإلزامهم بالمعيار نفسه
- مراجعة النظام بانتظام وتحسينه حيث تدل الأدلة على ذلك
تصف الالتزامات أعلاه المعيار الذي يعمل به العمل اليوم. سيتم نشر وثيقة سياسة الجودة المعتمدة رسميًا والموقَّعة هنا، مع تاريخ اعتمادها، بمجرد إصدارها.
تسلسل ضبط الجودة
عشرة ضوابط، بالترتيب الذي تحدث به — من التقييم الذي يجب أن يحدث قبل تسليم المورّد، إلى فحص المستندات الذي يحدث قبل الإفراج عن الأوراق.
الخطوة 1: اعتماد الموردين
التوريدلا يسلّم أي مورد إلى مخازننا قبل تقييمه. ويشمل الاعتماد هويته، وما يستطيع توريده واقعيًا، ومدى كفاية ممارسات المناولة لديه لحماية جودة المنتج.
- تسجيل هوية المزارع أو المجموعة أو التاجر وتسجيله وموقعه
- تقييم المحاصيل الموردة والكميات المعتادة والموسمية
- مراجعة ممارسات المناولة والتجفيف والتخزين في المزرعة أو المخزن
- تقييم تجريبي أو للتسليم الأول قبل الاعتماد على المورد بانتظام
- تسجيل الموردين المعتمدين في سجل ومراجعتهم وفق الأداء
الخطوة 2: فحص المنتج
الاستلاميُفحص كل تسليم وارد قبل قبوله في المخزن. والغرض هو اكتشاف المشكلات عند البوابة، حيث لا يزال بالإمكان رفضها، لا بعد خلط الشحنة مع المخزون المعتمد.
- فحص بصري للشحنة ولوسيلة النقل التي وصلت بها
- التحقق من المواد الغريبة والحبوب التالفة وتغير اللون والروائح غير الطبيعية
- التحقق من علامات الإصابة الحية بالآفات أو تلف سابق بالحشرات
- التحقق من الكمية مقابل مستندات التسليم
- تسجيل القبول أو القبول المشروط أو الرفض مع السبب
الخطوة 3: إجراءات أخذ العينات
التقييملا يكون التصنيف والاختبار أكثر موثوقية من العينة التي يُجريان عليها. لذلك تُسحب العينات بطريقة محددة لتمثل النتيجة الشحنة بأكملها لا الكيس الأقرب.
- سحب العينات من نقاط متعددة عبر الشحنة، لا من كيس واحد
- دمج الأجزاء واختصارها إلى عينة عمل بطريقة محددة
- تعريف العينة بالمورد والتاريخ ومرجع الدفعة والشخص الذي أخذها
- الاحتفاظ بعينات مرجعية لمدة متفق عليها
- ترتيب أخذ العينات بحضور المشتري أو طرف ثالث متى تطلب العقد ذلك
الخطوة 4: إجراءات التصنيف
التقييمتُصنف عينة العمل وفق مواصفات ذلك المنتج. ويحدد التصنيف ما يمكن بيع الشحنة على أساسه، ويُجرى قبل الاتفاق على السعر لا بعده.
- التقييم وفق المواصفات المتفق عليها للسلعة
- قياس النقاوة والمواد الغريبة والاختلاط
- تقييم الحبوب المكسورة وغير الناضجة والضامرة والمتغيرة اللون والتالفة
- تقييم الحجم واللون والتجانس متى نصت المواصفات على ذلك
- تسجيل نتيجة الدرجة مقابل الدفعة وإرفاقها بسجل المخزون
الخطوة 5: اختبار الرطوبة
التقييمالرطوبة هي العامل الأكبر في تحديد ما إذا كانت الشحنة تُخزن بأمان. فالمنتج الذي يتجاوز مستوى الرطوبة الآمن لسلعته يُجفف أو يُرفض؛ ولا يُخزن أبدًا على أمل أن يكون بخير.
- قياس الرطوبة عند الاستلام وتسجيلها مقابل الدفعة
- مقارنة النتيجة بمستوى التخزين الآمن لتلك السلعة
- تجفيف المنتج الخارج عن النطاق، أو رفضه حين لا يكون التجفيف مجديًا
- إعادة الاختبار أثناء التخزين ومرة أخرى قبل التعبئة أو التحميل
- فحص أدوات الاختبار ومعايرتها وفق جدول محدد
الخطوة 6: نظافة المستودعات
التخزينالمنتج المحفوظ في مخزن نظيف وجاف وجيد التهوية يحتفظ بالدرجة التي اشتُري بها. وتُعامل أعمال التنظيف كضبط جودة مجدول، لا كترتيب عام.
- جدول تنظيف للأرضيات والجدران والمنصات النقالة ومعدات المناولة
- رصّ المخزون على منصات نقالة بعيدًا عن الجدران، مع ممرات محددة للفحص
- الفصل بين الدفعات والمنتجات والدرجات المختلفة لمنع الخلط
- التحكم في التهوية والتسربات والمياه الراكدة في المخزن
- النظافة الشخصية والملابس الواقية ومنع الأكل داخل المخزن
الخطوة 7: إجراءات مكافحة الآفات
التخزينيمكن لآفات المخازن أن تدمر قيمة الشحنة بسرعة، وأن تجعلها غير مقبولة في الوجهة. والمكافحة وقائية ومراقبة، ولا تُجرى أي معالجة إلا بواسطة مشغلين مرخصين يستخدمون منتجات مسموحًا بها.
- فحص ومراقبة مجدولان للحشرات والقوارض والطيور
- الإقصاء المادي — التحصين والشبك والأبواب المحكمة الإغلاق
- تدوير المخزون على أساس الوارد أولًا يُصرف أولًا لتجنب الدفعات المحتفظ بها طويلًا
- لا تُجرى المعالجة أو التبخير إلا بواسطة مقدمي خدمات مرخصين
- الاحتفاظ بسجلات المعالجة، بما في ذلك المنتج المستخدم والجرعة والتاريخ والمشغل
الخطوة 8: فحص التعبئة
الشحنتحمي التعبئة المنتج أثناء النقل وتحمل المعلومات التي يتطلبها سوق الوجهة. وتُفحص قبل التعبئة ومرة أخرى بعد تعبئة الشحنة.
- فحص مواد التعبئة من حيث النظافة والمتانة والملاءمة
- التأكد من مطابقة المادة والشكل للعقد
- التحقق من الوزن الصافي والوزن الرقابي للوحدات المعبأة
- فحص الإغلاق أو الخياطة أو الختم في العبوات الممتلئة
- فحص الملصقات والعلامات وفق متطلبات المشتري والوجهة
الخطوة 9: الإشراف على التحميل
الشحنيُشرف على التحميل ليكون ما يغادر المخزن هو ما بيع فعلًا، وليكون محميًا خلال الرحلة. ومعظم النزاعات التي تصل إلى المشتري تبدأ عند هذه النقطة.
- فحص الحاوية أو المركبة من حيث النظافة والتلف والرائحة والتسربات
- تركيب البطانة ومواد الحشو متى تطلبها المنتج أو المسار
- عدّ الوحدات المحمّلة ومطابقتها مع قائمة التعبئة
- سجل مصور للتحميل وللأبواب المختومة
- تسجيل رقم الختم وإبلاغ المشتري به
الخطوة 10: مراجعة المستندات
الشحنتُراجع المستندات وفق العقد ومقابل بعضها قبل إصدارها. فخطأ في مستند واحد قد يحتجز الشحنة في ميناء الوجهة مدة أطول من الرحلة نفسها.
- مراجعة الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة مقابل الكمية المحمّلة
- اتساق وصف المنتج والأوزان والعلامات في جميع المستندات
- التأكد من تقديم طلبات جميع الشهادات التي تتطلبها الوجهة
- المراجعة وفق تعليمات المشتري المستندية وشروط الدفع
- المراجعة النهائية والاعتماد قبل إصدار المستندات
يمكن تتبع كل شحنة
التتبع ليس نشاطًا منفصلًا — بل هو السجل الذي تتركه كل خطوة مما سبق. تحمل كل دفعة رقم تعريف من الاستلام حتى الشحن، ليمكن تتبع الشحنة المسلّمة رجوعًا حتى الموردين والمخازن التي جاءت منها.
تعريف الدفعة
يُمنح كل استلام مرجع دفعة يرافق المنتج خلال التخزين والمعالجة والتعبئة.
سجلات المصدر
يربط مرجع الدفعة بالمورد المعتمد ونقطة التجميع وتاريخ استلام المنتج.
سجلات الجودة
تُحفظ نتائج أخذ العينات والتصنيف والرطوبة وأي إعادة اختبار مقابل الدفعة لا مقابل الشحنة وحدها.
سجلات التخزين والمعالجة
يُسجَّل موقع التخزين والحركات وتدوير المخزون وأي معالجة لمكافحة الآفات مقابل الدفعة.
سجلات التعبئة والشحن
يكمل تاريخ التعبئة وشكل العبوة ووسم الدفعة أو الإنتاج وعدّ التحميل ورقم الختم السلسلة.
العينات المحفوظة
تُحفظ عينات مرجعية لمدة متفق عليها ليمكن تقييم أي استفسار لاحق مقابل المادة كما شُحنت.
عندما يحدث خطأ ما
تُعامل الشكوى كمعلومة عن النظام، لا كجدال يجب كسبه. تُسجَّل كل شكوى، ويُحقق فيها مقابل سجلات تلك الدفعة، وتُغلق بنتيجة موثقة.
المرحلة 1: الاستلام والتسجيل
تُسجل الشكوى مع مراجع العقد والدفعة والشحنة، ووصف المشتري للمشكلة وأي أدلة مقدمة.
المرحلة 2: الإقرار بالاستلام
يتلقى المشتري إقرارًا بالاستلام يسمي الشخص الذي يتولى المسألة ويوضح الخطوات التالية.
المرحلة 3: التحقيق
تُراجع سجلات الاستلام والتصنيف والرطوبة والتخزين والتعبئة والتحميل للدفعة، إلى جانب أي عينة محفوظة.
المرحلة 4: تحديد السبب
يحدد التحقيق ما حدث فعلًا وفي أي نقطة من السلسلة، بدلًا من التوقف عند العَرَض المُبلَّغ عنه.
المرحلة 5: الاتفاق على المعالجة
يُتفق على النتيجة التجارية مع المشتري كتابيًا، بما يتوافق مع العقد ونتائج التحقيق.
المرحلة 6: الإجراء التصحيحي
يُغيَّر الضابط الذي أخفق — إجراء معدل، أو فحوص إضافية، أو إعادة تقييم المورد، أو إصلاح المعدات، أو إعادة التدريب — مع تحديد مسؤول وتاريخ.
المرحلة 7: التحقق والإغلاق
يُتحقق من الإجراء التصحيحي في الشحنات اللاحقة للتأكد من نجاحه. وعندها فقط تُغلق الشكوى وتُسجل النتيجة.
المرحلة 8: المراجعة
تُراجع الشكاوى والإجراءات التصحيحية دوريًا كمجموعة، لتصل الموضوعات المتكررة إلى سياسة الجودة بدلًا من معالجتها كلًا على حدة.
ما نمتلكه، وما لا نمتلكه
يُنشر هذا السجل ليرى المشترون بالضبط ما هو موجود اليوم وما ليس موجودًا. ولا ندّعي حيازة أي شهادة أو ترخيص أو اعتماد لم يصدر لنا.
المستندات التي يتم الحصول عليها للشحنة
شهادة الصحة النباتية
يُصدَر لكل شحنةيُطلب عبر السلطة الوطنية المختصة بصحة النبات متى تطلبته الوجهة، ويصدر بعد فحص الشحنة المحددة.
شهادة المنشأ
يُصدَر لكل شحنةتُستخرج من الجهة المختصة بإصدارها للشحنة، وتؤكد منشأ البضائع لأغراض الجمارك والأفضلية.
شهادة التبخير
يُصدَر لكل شحنةتصدر عن مقدم خدمة تبخير مرخص حين تتطلب الوجهة المعالجة أو يطلبها المشتري.
شهادة الوزن والجودة
يُصدَر لكل شحنةتُرتب مع شركة فحص مستقلة متى نص العقد أو خطاب الاعتماد على التحقق من طرف ثالث.
تقرير التحليل المخبري
يُصدَر لكل شحنةيُطلب من مختبر مستقل حين يتطلب المشتري أو الوجهة تحليلًا يتجاوز اختباراتنا الخاصة. ويُتفق على نطاق التحليل مسبقًا.
مستندات الشركة وتسجيلاتها
شهادة التأسيس
متاح عند الطلبمستند تسجيل الشركة، يُقدَّم للمشترين والشركاء ضمن العناية الواجبة.
شهادة رقم التعريف الضريبي (TIN)
متاح عند الطلبمستند التسجيل الضريبي، يُقدَّم عند الطلب أثناء التعاقد الأولي.
الرخصة التجارية
متاح عند الطلبالرخصة التجارية السارية، تُقدَّم عند الطلب أثناء التعاقد الأولي.
تسجيلات التصدير والتجارة
سيُنشر بمجرد إصدارهتسجيلات لدى السلطات التجارية والزراعية التنزانية المعنية. وستُدرج كل منها على حدة بعد تأكيد نشرها.
شهادة نظام إدارة سلامة الغذاء
سيُنشر بمجرد إصدارهلا ندّعيها حاليًا. وإذا صدرت للشركة رسميًا شهادة سلامة غذاء معترف بها، فستُذكر هنا مع نطاقها والجهة المصدرة وتواريخ صلاحيتها — وليس قبل ذلك.
تصاريح المنشآت والمستودعات
سيُنشر بمجرد إصدارهالتصاريح وسجلات الفحص المتعلقة بالمباني. وستُنشر بعد تأكيدها للمنشآت الحالية.
يمكن للمشترين الذين يجرون العناية الواجبة طلب نسخ من المستندات المتاحة من فريق الجودة لدينا. وتُقدَّم المستندات الصادرة لشحنة محددة ضمن مجموعة مستندات تلك الشحنة.
طلب المستندات: راسلنا على info@ibsagro.co.tz موضحًا السلعة والوجهة والمعيار الذي يتطلبه سوقك. سنؤكد كتابيًا ما ينطبق على شحنتك.
تحتاج إلى الاطلاع على وثائق الجودة لدينا؟
أخبرنا بالسلعة والوجهة والمواصفة التي تشتري وفقها. سنوضح الفحوصات المنطبقة والمستندات التي سترافق الشحنة.