Kudhibitiwa kila hatua, kurekodiwa kila kipimo

Hakuna muuzaji anayeleta shehena kwenye maghala yetu kabla hajatathminiwa. Uidhinishaji unahusu yeye ni nani, anachoweza kusambaza kihalisia na kama mbinu zake za utunzaji zinatosha kulinda ubora wa bidhaa.

• Utambulisho, usajili na eneo la mkulima, kikundi au mfanyabiashara huandikishwa
• Tathmini ya mazao yanayosambazwa, kiasi cha kawaida na misimu yake
• Ukaguzi wa mbinu za utunzaji, ukaushaji na uhifadhi shambani au ghalani
• Tathmini ya majaribio au ya shehena ya kwanza kabla muuzaji hajatumika mara kwa mara
• Wauzaji walioidhinishwa huandikishwa katika daftari na kupitiwa kwa kuzingatia ufanisi wao

Kila shehena inayoingia hukaguliwa kabla haijakubaliwa kuingia ghalani. Lengo ni kunasa matatizo langoni, ambapo bado yanaweza kukataliwa, badala ya baada ya shehena kuchanganywa na hisa iliyoidhinishwa.

• Ukaguzi wa macho wa shehena na wa chombo cha usafiri kilichoileta
• Kuangalia uchafu, punje zilizoharibika, mabadiliko ya rangi na harufu mbaya
• Kuangalia dalili za wadudu hai au uharibifu wa awali wa wadudu
• Uhakiki wa kiasi dhidi ya nyaraka za shehena
• Kukubaliwa, kukubaliwa kwa masharti au kukataliwa huandikishwa pamoja na sababu

Upangaji madaraja na upimaji hutegemewa kwa kadri sampuli inavyoaminika. Sampuli huchukuliwa kwa njia iliyowekwa ili matokeo yawakilishe shehena nzima badala ya gunia lililo karibu zaidi.

• Sampuli huchukuliwa katika sehemu mbalimbali za shehena, si kutoka gunia moja
• Vipande vidogo huunganishwa na kupunguzwa kuwa sampuli ya kufanyia kazi kwa njia iliyowekwa
• Sampuli hutambulishwa kwa muuzaji, tarehe, kumbukumbu ya kundi na mtu aliyeichukua
• Sampuli za kuhifadhi hutunzwa kwa marejeleo kwa kipindi kilichokubaliwa
• Uchukuaji sampuli unaoshuhudiwa na mnunuzi au mhusika wa nje hupangwa pale mkataba unapohitaji

Sampuli ya kufanyia kazi hupangwa daraja kwa kufuata vipimo vya bidhaa husika. Upangaji madaraja huamua shehena inaweza kuuzwa kama nini, na hufanyika kabla bei haijakubaliwa badala ya baadaye.

• Tathmini dhidi ya vipimo vilivyokubaliwa kwa zao husika
• Upimaji wa usafi, uchafu na mchanganyiko
• Tathmini ya punje zilizovunjika, ambazo hazijakomaa, zilizosinyaa, zilizobadilika rangi na zilizoharibika
• Ukubwa, rangi na ulinganifu hutathminiwa pale vipimo vinapohitaji
• Matokeo ya daraja huandikishwa kwa kundi husika na kuambatishwa na kumbukumbu ya hisa

Unyevu ndicho kigezo kikubwa zaidi cha kuamua kama shehena itahifadhiwa salama. Bidhaa iliyo juu ya kiwango salama cha unyevu kwa zao lake hukaushwa au hukataliwa; kamwe haihifadhiwi tu na kutumainiwa.

• Unyevu hupimwa wakati wa kupokea na kuandikishwa kwa kundi husika
• Matokeo hulinganishwa na kiwango salama cha uhifadhi kwa zao hilo
• Bidhaa iliyo nje ya kiwango hukaushwa, au hukataliwa pale ukaushaji hauwezekani
• Kupima tena wakati wa uhifadhi na tena kabla ya kufungasha au kupakia
• Vifaa vya kupimia hukaguliwa na kurekebishwa kwa ratiba iliyoainishwa

Bidhaa inayohifadhiwa katika ghala safi, kavu na lenye hewa ya kutosha hubaki na daraja ilinunuliwa nalo. Usafi huchukuliwa kama udhibiti wa ubora wenye ratiba, si kama upangaji wa kawaida tu.

• Ratiba ya usafi kwa sakafu, kuta, paleti na vifaa vya kushughulikia mizigo
• Hisa hupangwa juu ya paleti, mbali na kuta, kukiwa na njia zilizoainishwa za ukaguzi
• Kutenganisha makundi, bidhaa na madaraja tofauti ili kuzuia kuchanganyika
• Kudhibiti upitishaji hewa, uvujaji na maji yaliyotuama ndani ya ghala
• Usafi binafsi, mavazi ya kujikinga na kanuni za kutokula ndani ya ghala

Wadudu wa ghalani wanaweza kuharibu thamani ya shehena kwa haraka na pia kuifanya isikubalike katika eneo lengwa. Udhibiti ni wa kinga na hufuatiliwa, na matibabu yoyote hufanywa na waendeshaji wenye leseni wakitumia bidhaa zinazoruhusiwa.

• Ukaguzi na ufuatiliaji wa ratiba kwa wadudu, panya na ndege
• Kuzuia kimwili — kuziba, kuweka nyavu na milango iliyofungwa vizuri
• Mzunguko wa hisa kwa msingi wa kilichoingia kwanza kitoke kwanza ili kuepuka makundi yanayokaa muda mrefu
• Matibabu au ufukizaji hufanywa na watoa huduma wenye leseni pekee
• Kumbukumbu za matibabu hutunzwa, ikiwa ni pamoja na bidhaa iliyotumika, kipimo, tarehe na mwendeshaji

Kifungashio hulinda bidhaa katika safari yote na hubeba taarifa zinazohitajika na soko lengwa. Hukaguliwa kabla ya kujazwa na tena mara shehena inapokwisha fungashwa.

• Malighafi ya kifungashio hukaguliwa kwa usafi, uimara na ufaafu
• Uthibitisho kwamba malighafi na aina ya kifungashio vinalingana na mkataba
• Uhakiki wa uzito halisi na upimaji wa uzito wa vifungashio vilivyojazwa
• Ufungaji, ushonaji au ulakiri hukaguliwa kwenye vifungashio vilivyojazwa
• Lebo na alama hukaguliwa dhidi ya matakwa ya mnunuzi na ya eneo lengwa

Upakiaji husimamiwa ili kinachotoka ghalani kiwe ndicho kilichouzwa, na ili kilindwe kwa safari. Migogoro mingi inayomfikia mnunuzi huanzia hatua hii.

• Kontena au gari hukaguliwa kwa usafi, uharibifu, harufu na uvujaji
• Vifuniko vya ndani na vitandiko huwekwa pale bidhaa au njia inapohitaji
• Hesabu ya vifurushi vilivyopakiwa hulinganishwa na orodha ya vifungashio
• Kumbukumbu ya picha ya upakiaji na ya milango iliyofungwa lakiri
• Namba ya lakiri huandikishwa na kuripotiwa kwa mnunuzi

Nyaraka hukaguliwa dhidi ya mkataba na zenyewe kwa zenyewe kabla hazijatolewa. Kosa katika hati moja linaweza kushikilia shehena bandari ya eneo lengwa kwa muda mrefu kuliko safari yenyewe ilivyochukua.

• Ankara ya kibiashara na orodha ya vifungashio hukaguliwa dhidi ya kiasi kilichopakiwa
• Ulinganifu wa maelezo ya bidhaa, uzito na alama katika nyaraka zote
• Uthibitisho kwamba kila cheti kinachohitajika na eneo lengwa kimeombwa
• Ukaguzi dhidi ya maelekezo ya nyaraka ya mnunuzi na masharti ya malipo
• Ukaguzi wa mwisho na uidhinishaji kabla nyaraka hazijatolewa